PRIVACY POLICY

POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEÉS PERSONELLES DES CLIENTS, PROSPECT ET FOURNISSEURS

Shelf Service traite vos données personnelles en toute transparence, dans le respect de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée et à partir du 25 mai 2018, le règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données), ci-après dénommée « la règlementation vie privée ».

Responsable du traitement :

SA Shelf Service, Z1 Research Park 50 à 1731 Zellik

Numéro d’entreprise : 0445.834.269 – RPM Bruxelles

Ci-après dénommé " Shelf Service "

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1. À QUI S'ADRESSE NOTRE POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES ?

Cette politique s’applique à tous nos clients (fabricants et détaillants) et anciens clients, à nos fournisseurs et anciens fournisseurs ainsi qu’aux personnes que nous prospectons ou qui nous demandent des informations à propos des produits et/ou services de Shelf Service.

 

2. CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS POUVONS COLLECTER

Informations générales

Nous pouvons collecter les informations générales suivantes :

  • Nom, prénom, sexe, langue(s), fonction
  • Adresse postale (ou uniquement code postal), téléphone, fixe et/ou mobile, adresse email, fax)
  • Les coordonnées de la société que vous représentez (adresse postale, téléphone, fixe et/ou mobile, adresse email, fax, numéro de TVA et d’entreprise, numéro de compte bancaire)

Dans la mesure du possible, nous conservons également les dates auxquelles ces informations nous sont communiquées ou auxquelles des changements leur ont été apportés.

Informations liées à l’exécution des contrats

Si l’entreprise que vous représentez a conclu avec Shelf Service un contrat de livraison de services ou produits, nous traitons les informations liées au contenu de ce contrat.

Informations collectées via des sources externes

Si Shelf Service a pris contact avec vous dans le cadre d’une action promotionnelle et que vous ne lui avez pas communiqué vos données personnelles, celles-ci proviennent de partenaires externes

Shelf Service peut également valider, corriger ou enrichir vos données personnelles grâce à des partenaires externes, soit afin de garder son fichier à jour soit à des fins de marketing ou de constitution de profil marketing.

Si vous souhaitez savoir via quelle source spécifique Shelf Service a obtenu vos données personnelles, n’hésitez pas à nous contacter en suivant la procédure mentionnée à la fin de cette privacy notice.

 

3. DANS QUEL BUT UTILISONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ET QUELLE EST LA BASE LÉGALE DE CES TRAITEMENTS ?

Avec votre autorisation (base légale : article 6a de la règlementation vie privée) :

  • Lorsque vous nous posez des questions via notre site web ou notre contact center, afin de traiter votre demande. Dans ce cadre et en vous informant au préalable, nous pouvons enregistrer certaines de vos conversations avec notre contact center, dans le but d’améliorer la qualité de nos services et de former au mieux nos collaborateurs.
  • Pour vous envoyer les newsletters auxquelles vous avez souscrites

Dans le cadre de demandes d’offres ou l’exécution de votre contrat (base légale : article 6b de de la règlementation vie privée) :

  • Dans le cadre de la création, l’acceptation et le suivi du contrat, de la gestion générale de la clientèle, de l’éventuel service après-vente et le recouvrement (y compris la cession éventuelle de créances à des tiers)
  • A des fins comptables
  • Afin de lutter contre les fraudes éventuelles, les délits et les infractions éventuelles et assurer la gestion des litiges et procédures juridiques éventuelles

Lorsque nous avons un intérêt légitime, dans le cadre de nos activités de marketing. Dans ce cas, nous veillons toujours à respecter un équilibre entre cet intérêt légitime et le respect de votre vie privée (base légale : article 6f de la règlementation vie privée) :

  • Afin de vous envoyer des bulletins d’information ou des offres personnalisées, éventuellement sur base d’une analyse de votre profil, via tous les canaux disponibles
  • Pour établir des profils de clients, centraliser, combiner et enrichir vos données personnelles à l’aide d’informations utiles.
  • Dans le cadre de votre participation à un de nos concours.
  • Afin d’améliorer nos produits ou services
  • Afin de suivre nos performances (via des études de marché par exemple).
  • Pour rassembler des données statistiques et (faire) établir des analyses de marché, à des fins financières, de gestion, de marketing ou de reporting.
  • Afin de lutter contre les fraudes éventuelles, les délits et les infractions éventuelles et assurer la gestion des litiges et procédures juridiques éventuelles.

Afin de satisfaire aux obligations légales auxquelles nous sommes soumis (base légale : article 6c de la règlementation vie privée) :

Nous sommes également soumis à des obligations légales imposant le traitement, la conservation et la transmission de données personnelles aux administrations compétentes telles que comptables et fiscales.

 

4. CAS OÙ VOS DONNÉES PERSONNELLES PEUVENT ÊTRE TRANSMISES À DES TIERCES PARTIES 

 Vos données personnelles peuvent être communiquées à des tiers dans les cas suivants :

  • A nos éventuels ayant-droit et/ou autres sociétés faisant partie du même groupe que Shelf Service pour les mêmes fins que celles mentionnées dans la présente politique de protection des données
  • A des entreprises tierces, sous-traitante de Shelf Service, dans le cadre de services que nous leur demandons d’effectuer pour notre compte. Par exemple à notre prestataire informatique, notre cloud, à nos consultants éventuels… Dans ce cas, ces entreprises ne peuvent utiliser vos données que dans la limite stricte des instructions que nous leur donnons, dans le respect de la présente politique de protection des données.
  • A certaines autorités dans le cadre du respect d’obligations légales

Transfert de données personnelles en dehors de l’Union Européenne

Vos données personnelles ne sont pas transférées en dehors de l’Union Européenne.

 

5. COMBIEN DE TEMPS SHELF SERVICE CONSERVE-T-ELLE VOS DONNEÉS PERSONNELLES ?

Données marketing et opérationnelles :

Vos données sont enregistrées dans notre base de données pour une période de maximum 10 ans  à dater de l’échéance du dernier contrat conclu avec Shelf Service ou après votre dernier contact avec Shelf Service. Vous pouvez bien entendu à tout moment nous demander à en être supprimé.

Le délai de 10 ans recommence donc à courir à partir d’un nouveau contrat/contact avec Shelf Service par la suite.

 

6. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Shelf Service met tout en œuvre pour assurer à vos données personnelles la plus grande confidentialité et la meilleure sécurité. Dans ce cadre, nous prenons toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires.

Ainsi notre réseau, notre infrastructure et nos systèmes d’information sont protégés. Le personnel ayant accès à vos données est limité à ce qui est nécessaire et sélectionné soigneusement. Il est sensibilisé au fait qu’il traite des données personnelles et confidentielles.

 

7. QUELS SONT VOS DROITS ? COMMENT POUVEZ-VOUS LES EXERCER ?

Votre droit d’accès et de rectification :

Conformément à la règlementation vie privée, vous disposez d’un droit d’accès à vos données personnelles. Vous avez également le droit de nous demander de corriger les informations inexactes vous concernant ou de compléter les informations incomplètes.

Votre droit d’opposition

A tout moment et sans justification, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles, c’est-à-dire de nous demander de ne plus utiliser vos données personnelles, pour du marketing direct (lorsque nous vous envoyons des offres promotionnelles), ainsi que pour établir de profils marketing sur base de vos données personnelles (pour vous envoyer la publicité que nous jugeons la plus intéressante pour vous, en fonction de votre profil marketing).

Votre droit à l’oubli, à la limitation du traitement et à la portabilité des données

Vous avez également le droit de demander à ce que vos données personnelles soient totalement supprimées de notre base de données dans les cas énumérés par la loi.

En cas de contestation relative au traitement de vos données personnelles, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données.

Enfin, vous avez le droit à la portabilité de vos données personnelles.

Exercice de vos droits

Vous devez nous adresser une demande écrite. Si nous l’estimons opportun, nous avons le droit de vous demander de prouver votre identité (ex : en nous envoyant une copie de votre carte d’identité).

  • Adresse postale : SA/NV Shelf Service, Z1 Research Park 50 - 1731 Zellik, à l'attention de notre Data Protection Officer, Mireille Van Den Heule
  • Adresse email : privacy@shelfservice.be

Si vous nous demandez ces informations sous format électronique, sauf contre-ordre de votre part, nous vous répondrons par voie électronique également.

Conformément à la règlementation vie privée, votre demande sera traitée dans les trente jours, à partir du moment où nous sommes en possession de tous les éléments nécessaires au traitement de votre demande. Si votre demande est complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois maximum, mais nous vous en informerons préalablement.

Pour plus d’informations sur notre politique de protection des données ou pour toute réclamation concernant votre vie privée, vous pouvez contacter notre Data Protection Officer à l'adresse mentionné ci-dessus.

Vous disposez également toujours d’un recours auprès de l’Autorité de protection des Données à l’adresse commission@privacycommission.be.