PRIVACY POLICY

PRIVACY BELEID MET BETREKKING TOT DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN KLANTEN, PROSPECTEN EN LEVERANCIERS VAN SHELF SERVICE

Shelf Service verwerkt uw gegevens op transparante wijze in overeenstemming met de bepalingen van de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en – vanaf 25 mei 2018 – de bepalingen van de Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna” de privacy wetgeving”).

Verantwoordelijke voor de verwerking:

Shelf Service NV, met maatschappelijke zetel te 1731 Zellik, Z1 Research Park 50

Rechtspersonenregister Brussel - Ondernemingsnummer: 0445.834.269

Hierna genoemd « Shelf Service »

++++++

1. AAN WIE IS DIT PRIVACY BELEID GERICHT?

Dit privacy beleid betreft de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten (fabrikanten en detailhandelaars), leveranciers en prospecten of personen die informatie vragen omtrent de producten en/of diensten van Shelf Service.

Dit privacy beleid betreft eveneens de verwerking van persoonsgegevens van vroegere klanten en leveranciers van Shelf Service.

2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Categorieën van persoonsgegevens die door ons opgeslagen kunnen worden.

Algemene informatie:

Naam, voornaam, geslacht, ta(a)l(en), functie
Postadres (of enkel postcode) telefoon (vast en/of mobiel), e-mail, fax
Bedrijfsgegevens: naam, rechtsvorm, postadres, telefoon (vast en/of mobiel), e-mail, fax, BTW-nummer en ondernemingsnummer, bankrekeningnummer.

Voor zover mogelijk registreren wij ook de datum waarop deze gegevens ons werden meegedeeld of waarop een wijziging aan deze gegevens werd aangebracht.

Specifieke informatie die verband houdt met uw contract.

Indien uw bedrijf met Shelf Service een overeenkomst heeft afgesloten voor de levering van producten of diensten, dan verwerken wij tevens de informatie die verband houdt met het contract.

Informatie afkomstig van externe bronnen.

Wanneer u door Shelf Service gecontacteerd werd in het kader van een commerciële actie en u uw persoonsgegevens niet zelf aan Shelf Service heeft meegedeeld, dan zijn deze afkomstig van externe partners. Shelf Service kan eveneens gegevens afkomstig van externe partners gebruiken om uw persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen, hetzij om haar eigen database up to date te houden, hetzij voor gebruik voor direct marketing doeleinden of voor het opstellen van een marketing profiel.

Indien u wenst te weten via welke specifieke bron Shelf Service in het bezit is gekomen van uw persoonsgegevens, aarzel dan niet om met ons contact op te nemen, volgens de procedure die hiervoor in dit privacy beleid wordt uiteengezet.

3. WAARVOOR GEBRUIKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS EN WELKE IS DE RECHTSGROND VOOR DEZE VERWERKINGEN?

Met uw toestemming (rechtsgrond: art. 6a. van de privacy wetgeving):

Om uw vraag te kunnen behandelen wanneer u ons vragen stelt via onze website of ons contact center. In dit kader en steeds na u hiervan op voorhand te hebben ingelicht, kunnen bepaalde gesprekken met medewerkers van ons contact center worden opgenomen. Dit met het oog op verbetering van de kwaliteit van onze dienstverlening en voor training van onze medewerkers.
Om u de nieuwsbrieven te kunnen sturen waarvoor u zich heeft ingeschreven.

In het kader van een aanvraag van een offerte of de uitvoering van uw contract (rechtsgrond: art. 6b. van de privacy wetgeving)

Voor de realisatie, de aanvaarding en de opvolging van uw bestelling, het algemene klantenbeheer, de dienst na verkoop en incasso (incl. eventuele overdracht van schuldvorderingen aan derden).
Voor boekhoudkundige doeleinden.
Voor de bestrijding van eventuele fraude, inbreuken en misdrijven en het beheer van juridische geschillen en gerechtelijke procedures.

In het kader van onze marketingactiviteiten, wanneer wij hiervoor over een gerechtvaardigd belang beschikken. In dit geval waken wij er steeds over het evenwicht te bewaren tussen dit gerechtvaardigd belang en het respect voor uw privéleven (rechtsgrond: art. 6f. van de privacy wetgeving):

Om u te informeren of gepersonaliseerde aanbiedingen te sturen, eventueel op basis van een profielanalyse, via alle mogelijke kanalen.
Om klantenprofielen op te stellen, persoonsgegevens te centraliseren, aan elkaar te linken en te verrijken met nuttige informatie.
Om uw deelname aan door ons georganiseerde wedstrijden te verwerken.
Om onze producten of diensten te verbeteren, om u in te lichten over nieuwe producten of diensten.
Om onze performantie te meten (vb. via marktonderzoek).
Voor het verzamelen van statistische gegevens en (laten) uitvoeren van marktonderzoeken, voor financiële doeleinden, beheer, marketing of rapportering.
Voor de bestrijding van eventuele fraude, inbreuken en misdrijven en het beheer van juridische geschillen en gerechtelijke procedures.

Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn (rechtsgrond: artikel 6c. van de privacy wetgeving).

In bepaalde gevallen kunnen juridische verplichtingen, zoals fiscale en boekhoudkundige verplichtingen, het verwerken, bewaren en/of doorgeven van gegevens aan de bevoegde overheden vereisen.

4. GEVALLEN WAARIN UW PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN KUNNEN WORDEN MEEGEDEELD

In volgende gevallen kunnen uw persoonsgegevens aan derden worden doorgegeven:

Aan onze eventuele rechtsopvolgers voor dezelfde doeleinden als deze vermeld in dit privacy beleid.
Aan externe bedrijven, onderaannemers van Shelf Service, wanneer wij op hen beroep doen om namens ons bepaalde diensten uit te voeren zoals cloud of andere IT-diensten, accountancy diensten, ev. andere consultants die voor ons bepaalde diensten verstrekken …. In dergelijk geval kunnen deze derden uw gegevens alleen gebruiken binnen de strikte grenzen van de instructies die zij van ons krijgen en in overeenstemming met dit privacy beleid.
Aan bepaalde overheidsinstanties in het kader van de naleving van wettelijke verplichtingen.

Doorgave van persoonsgegevens buiten de Europese Unie.

Uw persoonsgegevens zullen niet doorgegeven worden naar bestemmelingen buiten de Europese Economische Ruimte.

5. HOELANG BEWAART SHELF SERVICE UW PERSOONSGEGEVENS?

Marketing en operationale data:

Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende maximum 10 jaar te rekenen vanaf de datum van het beëindigen van het laatste contract/contact met Shelf Service. U kan ons evenwel steeds verzoeken om uw persoonsgegevens uit ons bestand te verwijderen.

Wanneer u naderhand een nieuw contract/contact aangaat met Shelf Service begint deze periode van 10 jaar opnieuw te lopen vanaf deze datum.

6. HOE BEVEILIGEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Shelf Service doet er alles aan om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen en uw privacy zoveel mogelijk te beschermen. We nemen alle maatregelen die daarvoor technisch en organisatorisch nodig zijn. Zo zijn ons netwerk, onze infrastructuur en onze informaticasystemen strikt beveiligd.

Enkel onze medewerkers die noodzakelijk over die toegang moeten beschikken om hun opdracht te kunnen uitvoeren, krijgen toegang tot uw persoonsgegevens. Onze medewerkers worden opgeleid om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens.

7. WELKE RECHTEN HEEFT U? HOE KUNT U DEZE UITOEFENEN?

Uw recht op toegang en verbetering:

Overeenkomstig de bepalingen van de privacywetgeving, beschikt u over een recht op toegang tot uw persoonsgegevens. U hebt ook het recht ons te verzoeken onjuiste gegevens over u te corrigeren of informatie aan te vullen.

Uw recht op verzet:

U kan zich steeds verzetten, zonder opgave van reden, tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden (d.w.z. om u promotionele aanbiedingen te sturen), evenals tegen het gebruik ervan voor het opstellen van marketing profielen (d.w.z. om u de promotionele aanbiedingen te sturen die wij het meest interessant voor u achten, gebaseerd op uw marketingprofiel).

Uw recht op vergetelheid, op de beperking van de verwerking en op overdraagbaarheid van uw gegevens:

U hebt het recht te verzoeken dat uw gegevens volledig worden gewist uit onze database (recht op vergetelheid) in de gevallen bedoeld in de wet.

In geval van geschil met betrekking tot de verwerking van uw gegevens, kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken. Tot slot beschikt u over het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens.

Uitoefening van uw rechten:

Om uw rechten uit te oefenen dient u ons een schriftelijk verzoek over te maken. Wanneer wij dit opportuun achten, kunnen wij u vragen om uw identiteit te bewijzen (bv. door ons een kopie van uw identiteitskaart voor te leggen).

U kan uw verzoek richten aan volgend adres:

Per post: SA/NV Shelf Service, Z1 Research Park 50 - 1731 Zellik, ter attentie van de Data Protection Officer, Mireille Van Den Heule
Per e-mail: privacy@shelfservice.be.

Aanvragen die per e-mail aan ons gericht worden, zullen behoudens andersluidend verzoek van uwentwege, ook per e-mail beantwoord worden.

Overeenkomstig de bepalingen van de privacywetgeving, verwerken wij uw aanvraag binnen 30 dagen vanaf het moment dat we in het bezit zijn van alle elementen die nodig zijn voor de afhandeling van uw aanvraag. Indien uw aanvraag complex is, kan deze termijn met maximaal 2 maanden verlengd worden, in dergelijk geval wordt u hiervan vooraf geïnformeerd.

Voor bijkomende informatie betreffende ons privacybeleid of klachten inzake de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer kan u zich richten naar onze Privacy verantwoordelijke op hierboven vermeld adres.

U kan zich bovendien steeds richten tot de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, of per e-mail via commission@privacycommission.be.